Kassenbuch führen: Was hinein muss und wie es digital klappt

Die Kasse zeichnet jeden Verkauf auf. Aber in der Kassenlade passiert mehr: Am Morgen kommt Wechselgeld hinein, mittags wird Milch beim Großhändler bar bezahlt, abends geht das Bargeld zur Bank. Genau diese Bewegungen gehören in ein Kassenbuch – und genau dort finden Prüferinnen und Prüfer die meisten Fehler.

Brauche ich ein Kassenbuch, wenn ich eine Kasse habe?

Die Abgabenordnung verlangt, dass Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festgehalten werden (§ 146 Abs. 1 AO). Deine elektronische Kasse mit TSE erledigt das für die Verkäufe. Alles, was nicht über die Kasse gebucht wird, muss trotzdem nachvollziehbar sein:

• Einlagen – zum Beispiel Wechselgeld oder Geld, das du privat in die Kasse legst
• Entnahmen – Privatentnahmen oder die Einzahlung auf das Bankkonto
• Barausgaben – Einkäufe, Porto, kleine Reparaturen, die du aus der Kasse bezahlst

Viele Kassen können solche Bewegungen als Ein- und Auszahlung buchen. Wo das nicht sauber möglich ist oder mehrere Kassen und eine Hauptkasse zusammenkommen, ist ein Kassenbuch der übliche Weg. Bei der offenen Ladenkasse ohne Kassensystem ist ein täglicher Kassenbericht ohnehin Pflicht – mehr dazu im Ratgeber Offene Ladenkasse. Wie es in deinem Betrieb genau aussehen muss, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung.

Was muss ins Kassenbuch?

Jede Buchung braucht diese Angaben:

• Datum
• fortlaufende Buchungsnummer
• Betrag – getrennt nach Einnahme und Ausgabe
• kurzer Buchungstext, zum Beispiel „Wareneinkauf Metro“ oder „Einzahlung Bank“
• Verweis auf den Beleg
• den Kassenbestand nach der Buchung

Zu jeder Ausgabe gehört ein Beleg. Fehlt einer, schreibst du einen Eigenbeleg mit Datum, Betrag, Grund und Unterschrift.

Die wichtigste Regel: Die Kasse darf nie ins Minus

Ein Kassenbestand unter null ist physikalisch unmöglich. Taucht er im Kassenbuch auf, ist das für das Finanzamt ein klares Zeichen, dass Einnahmen fehlen oder Buchungen nachträglich zusammengewürfelt wurden. Das kann die gesamte Kassenführung angreifbar machen. Ein „Kassenminus“ entsteht fast immer, weil eine Einlage nicht gebucht wurde oder Ausgaben vor den Einnahmen eingetragen wurden.

Warum eine Excel-Tabelle nicht reicht

Nach den GoBD müssen Aufzeichnungen unveränderbar sein: Eine Änderung darf den ursprünglichen Inhalt nicht verschwinden lassen. In einer normalen Excel-Tabelle lässt sich jede Zelle überschreiben, ohne dass es jemand merkt. Deshalb erkennen Prüfer ein Excel-Kassenbuch oft nicht als ordnungsgemäß an. Besser sind ein gebundenes Kassenbuch auf Papier oder eine Software, die Änderungen protokolliert.

So läuft ein sauberer Kassentag

1. Morgens: Anfangsbestand prüfen, Wechselgeld als Einlage buchen.
2. Tagsüber: Barausgaben sofort mit Beleg erfassen, nicht erst am Monatsende.
3. Abends: Bargeld zählen, Z-Bon ziehen, Soll und Ist vergleichen.
4. Differenz begründen: Fehlt Geld oder ist zu viel da, wird das gebucht und erklärt – nicht stillschweigend aus der eigenen Tasche ausgeglichen.
5. Bank: Einzahlungen als Entnahme buchen, Einzahlungsbeleg aufheben.

Wie der Abschluss im Detail funktioniert, steht im Ratgeber Tagesabschluss an der Kasse.

Typische Fehler

• Privatentnahmen werden nicht gebucht
• Barausgaben ohne Beleg
• Sammelbuchungen am Monatsende statt täglicher Einträge
• Wechselgeld wird „vergessen“ und führt zum Kassenminus
• Korrekturen mit Tipp-Ex oder durch Überschreiben

Wie lange muss ich das Kassenbuch aufheben?

Das Kassenbuch selbst bewahrst du 10 Jahre auf. Für Buchungsbelege gilt seit 2025 grundsätzlich eine Frist von 8 Jahren. Bei elektronischen Aufzeichnungen gehört dazu, dass sie in dieser Zeit lesbar und auswertbar bleiben.

Digital: das Kassenbuch als App

Ein digitales Kassenbuch nimmt dir die Fehlerquellen ab. Die App Kassenbuch läuft im Browser auf Tablet, Smartphone oder PC und bringt mit:

• fortlaufende Buchungsnummern und laufenden Kassenbestand
• Tagesabschluss mit Soll-Ist-Abgleich und begründeten Differenzen
• Stornos als Gegenbuchung, Änderungen im Protokoll
• Belege als Anhang, PDF-Monatsbericht, DATEV-Export im Premium-Tarif
• Übernahme der Kassendaten, zum Beispiel aus TAXOPOS

Die App kostet ab 9,90 € netto im Monat je Standort und lässt sich 14 Tage kostenlos testen. Alle Apps rund um Kasse und Betrieb findest du unter Apps für deinen Betrieb.

Allgemeine Hinweise, keine Steuerberatung. Stand Oktober 2026.