Bruch und Verlust im Einzelhandel richtig dokumentieren

In jedem Laden geht Ware verloren: Eine Flasche fällt, ein Joghurt läuft ab, ein Karton kommt beschädigt an. Einzeln sind das Kleinigkeiten. Übers Jahr summiert es sich – und ohne Dokumentation weiß niemand, wohin die Ware verschwunden ist.

Welche Verluste es gibt

• Bruch: Ware wird beim Einräumen, im Lager oder durch Kundschaft beschädigt.
• Verderb: Lebensmittel überschreiten das Mindesthaltbarkeits- oder Verbrauchsdatum.
• Transportschäden: Ware kommt beschädigt an – hier lohnt sich die Reklamation beim Lieferanten.
• Unverkäufliche Retouren: zurückgegebene Ware, die nicht mehr verkauft werden kann.
• Diebstahl: taucht meist erst als Inventurdifferenz auf.

Nicht dazu gehört Ware, die du oder dein Team privat verbrauchen. Das ist eine Entnahme bzw. ein Sachbezug und wird steuerlich anders behandelt – frag dazu deine Steuerberatung.

Warum Dokumentation wichtig ist

Bei einer Betriebsprüfung wird oft nachkalkuliert: Wareneinkauf und Aufschlag werden mit deinen Umsätzen verglichen. Passt das nicht zusammen, muss die Lücke erklärt werden. Nicht belegte Verluste können dazu führen, dass Umsätze hinzugeschätzt werden. Eine laufende Bruchliste ist der beste Nachweis, dass Ware wirklich kaputtgegangen ist – und nicht schwarz verkauft wurde.

Der zweite Grund ist wirtschaftlich: Nur wer weiß, welche Ware wo verloren geht, kann etwas dagegen tun.

Was eine Bruchmeldung enthalten sollte

• Datum und Uhrzeit
• Artikel, am besten mit Artikelnummer oder Barcode
• Menge und Wert (Einkaufspreis)
• Grund: Bruch, Verderb, Transportschaden, Diebstahl, sonstiges
• wer es erfasst hat
• bei größeren Schäden ein Foto

Wichtig ist, dass die Erfassung zeitnah passiert – am besten in dem Moment, in dem die Ware entsorgt wird.

So senkst du Verluste

1. Auswerten: Einmal im Monat nach Warengruppe und Grund sortieren. Meist verursachen wenige Artikel den Großteil.
2. Lager und Regal: Schweres nach unten, Glas nicht an Laufwege, Regale nicht überfüllen.
3. Erst rein, erst raus: Neue Ware nach hinten, ältere nach vorn.
4. Haltbarkeit früh prüfen: Ware kurz vor Ablauf reduzieren statt wegwerfen. Lege dafür an der Kasse eine eigene Rabatt-Taste oder Warengruppe an, dann siehst du den Abverkauf in der Auswertung.
5. Lieferungen sofort kontrollieren: Schäden auf dem Lieferschein vermerken und reklamieren.
6. Bestellmengen anpassen: Was regelmäßig verdirbt, wird zu viel bestellt.

Bruch erfassen mit Bruchbuch

Ein Zettel neben dem Mülleimer geht verloren. Mit der App Bruchbuch scannt dein Team den Barcode mit der Handykamera und wählt den Grund – fertig. Im Chef-Bereich siehst du die Auswertung nach Warengruppe und Grund; ab Pro gibt es Fotos und die Zuordnung zu Mitarbeitenden, im Premium-Tarif den DATEV-Export.

Bruchbuch kostet ab 9,90 € netto im Monat je Standort und lässt sich 14 Tage kostenlos testen. Für Küche und Bar gibt es das Gegenstück Schwundbuch. Alle Apps findest du unter Apps für deinen Betrieb.

Allgemeine Hinweise, keine Steuerberatung. Stand Oktober 2026.