Schichtplan erstellen: Regeln, Tipps und typische Fehler

Ein guter Schichtplan spart Geld und Nerven: genug Leute, wenn viel los ist, keine Langeweile in der Flaute – und keine bösen Überraschungen bei einer Prüfung. Diese Regeln und Tipps helfen dir dabei.

Die Regeln aus dem Arbeitszeitgesetz

• Höchstarbeitszeit: 8 Stunden pro Werktag, bis zu 10 Stunden, wenn im Schnitt von sechs Monaten 8 Stunden nicht überschritten werden (§ 3 ArbZG).
• Pausen: mindestens 30 Minuten bei mehr als 6 Stunden, 45 Minuten bei mehr als 9 Stunden; aufteilbar in Abschnitte von mindestens 15 Minuten (§ 4 ArbZG).
• Ruhezeit: 11 Stunden zwischen zwei Schichten. In Gaststätten und Beherbergungsbetrieben kann sie auf 10 Stunden verkürzt werden, wenn das innerhalb eines Monats ausgeglichen wird (§ 5 ArbZG).
• Sonn- und Feiertage: In der Gastronomie darf sonntags gearbeitet werden. Mindestens 15 Sonntage im Jahr müssen frei bleiben, und für einen Sonntagseinsatz gibt es einen Ersatzruhetag innerhalb von zwei Wochen (§ 11 ArbZG).

Klassische Fehler sind die „Clopening“-Schicht – abends schließen, morgens öffnen – und durchgearbeitete Schichten ohne Pause.

Jugendliche: eigene Regeln

Für Beschäftigte unter 18 gilt das Jugendarbeitsschutzgesetz: höchstens 8 Stunden am Tag und 40 Stunden pro Woche, Fünf-Tage-Woche, Pausen von 30 Minuten ab 4,5 Stunden und 60 Minuten ab 6 Stunden. Nach 20 Uhr dürfen Jugendliche grundsätzlich nicht arbeiten – über 16-Jährige in der Gastronomie bis 22 Uhr. Markiere Jugendliche im Plan, damit niemand aus Versehen zu spät eingeteilt wird.

Minijobs und Arbeit auf Abruf

Wird Arbeitszeit nach Bedarf abgerufen, muss sie mindestens vier Tage im Voraus mitgeteilt werden (§ 12 TzBfG). Wer Aushilfen kurzfristig anruft, braucht dafür deren Einverständnis. Auch deshalb lohnt es sich, den Plan früh zu veröffentlichen.

Tipps für einen Plan, der funktioniert

1. Bedarf aus der Kasse ablesen: Deine Kasse weiß, wann wie viel los ist. Umsatz nach Uhrzeit und Wochentag zeigt, wann du mehr Leute brauchst.
2. Rollen festlegen: Theke, Küche, Service, Kasse – nicht jede Person kann alles.
3. Früh veröffentlichen: Ideal sind zwei Wochen Vorlauf. Das reduziert Absagen und Tauschwünsche.
4. Tausch regeln: Wer tauscht, trägt es selbst ein – und du gibst frei.
5. Puffer einplanen: Eine Rufbereitschaft oder flexible Aushilfe für Krankheitstage.
6. Soll und Ist vergleichen: Mit der Arbeitszeiterfassung siehst du, ob der Plan zur Realität passt.

Hat dein Betrieb einen Betriebsrat, bestimmt er bei Beginn und Ende der Arbeitszeit mit – sprich den Plan dann vorher ab.

Weg von Pinnwand und WhatsApp-Gruppe

Der ausgedruckte Plan ist nach dem ersten Tausch veraltet, und in der Gruppe geht die Änderung unter. Mit der App Schichtbrett planst du die Woche je Bereich, bekommst eine Warnung bei Doppelbelegung, und jede Person sieht ihre eigenen Schichten per PIN auf dem Handy. Ab der Pro-Version gibt es Ziehen und Ablegen und den Schichttausch, im Premium-Tarif den PDF-Aushang.

Schichtbrett kostet ab 7,90 € netto im Monat je Standort, lässt sich 14 Tage kostenlos testen und mit Stempelzeit kombinieren. Alle Apps findest du unter Apps für deinen Betrieb.

Allgemeine Hinweise, keine Rechtsberatung. Tarifverträge können abweichende Regeln enthalten. Stand Oktober 2026.