Kassenpflicht 2028: Was geplant ist

Stand: 5. Oktober 2026. Die Kassenpflicht ist noch nicht beschlossen. Diese Seite fasst den Regierungsentwurf zusammen und wird aktualisiert, sobald sich etwas ändert. Einzelheiten können sich im Gesetzgebungsverfahren noch ändern.

Auf einen Blick

Wie ist der Stand des Gesetzgebungsverfahrens?

Das Bundesfinanzministerium hat am 7. August 2026 den Referentenentwurf eines „Gesetzes zur Einführung einer Kassenpflicht, zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung und zur weiteren Digitalisierung des Steuerrechts“ veröffentlicht. Zusammen damit kam der Diskussionsentwurf einer Kassenpflicht-Ausnahmeverordnung. Am 23. September 2026 hat das Bundeskabinett den Regierungsentwurf beschlossen. Als Nächstes beraten Bundestag und Bundesrat. Erst danach steht fest, was genau gilt.

Die Kassenpflicht ist im Koalitionsvertrag vereinbart. Das Ministerium begründet sie mit der Bekämpfung von Steuerhinterziehung und fairen Wettbewerbsbedingungen. Nach Angaben des Ministeriums sind derzeit rund 115.000 offene Ladenkassen im Einsatz.

Wer wäre betroffen?

Nach dem Entwurf gilt die Pflicht, wenn beide Voraussetzungen erfüllt sind:

• Der Gesamtumsatz lag im vorangegangenen Kalenderjahr über 100.000 €, und
• die Barumsätze liegen über 12.000 € im Kalenderjahr.

Als Barumsätze gelten nach dem Entwurf insbesondere Zahlungen mit Banknoten und Münzen sowie mit Gutscheinen und Aufladekarten. Zahlungen mit Debit- oder Kreditkarte zählen nicht dazu.

Betroffen sein können alle Branchen mit Bargeldeinnahmen – etwa Einzelhandel, Gastronomie, Handwerk, Dienstleister, Landwirtschaft oder Freiberufler. Wer schon heute ein elektronisches Kassensystem mit TSE nutzt, erfüllt die neue Pflicht bereits.

Ab wann würde die Pflicht gelten?

Geplanter Start ist der 1. Januar 2028. Nach der Darstellung der IHK Köln gilt die Pflicht zu diesem Termin für Betriebe, die die Umsatzgrenzen im Jahr 2026 überschreiten. Wer die Grenzen erst später überschreitet, wäre nach dem Entwurf ab dem 1. Juli des Folgejahres verpflichtet.

Fachbeiträge stellen das maßgebliche Bezugsjahr teilweise unterschiedlich dar. Verbindlich ist erst die Fassung, die Bundestag und Bundesrat beschließen.

Die Pflicht soll nicht sofort enden, wenn die Grenzen einmal unterschritten werden. Nach Darstellung der IHK Köln endet sie erst, wenn die Voraussetzungen in zwei aufeinanderfolgenden Kalenderjahren nicht vorliegen.

Welche Ausnahmen sind vorgesehen?

• Geringe Barumsätze: Wer nicht mehr als 12.000 € im Jahr bar einnimmt, ist nicht betroffen – auch bei höherem Gesamtumsatz.
• Ausnahmeverordnung: Das Bundesfinanzministerium kann weitere Ausnahmen per Rechtsverordnung festlegen. Genannt werden zum Beispiel Vertrauenskassen auf Selbsternte-Feldern und die landwirtschaftliche Direktvermarktung. Ein Diskussionsentwurf liegt vor.
• Härtefall: Im Einzelfall kann das Finanzamt bei sachlicher Härte von der Pflicht befreien.

Was ändert sich beim Kassenbon?

Ab dem 1. Januar 2028 soll die elektronische Bereitstellung des Belegs zum Regelfall werden. Das betrifft alle Betriebe mit elektronischer Kasse, nicht nur die neu verpflichteten. Die Pflicht zum Papierbon entfällt.

• Möglich sind etwa QR-Code, Download-Link, NFC, E-Mail oder ein Kundenkonto.
• Kundinnen und Kunden müssen den digitalen Beleg nicht annehmen.
• Der Anspruch auf eine Quittung nach § 368 BGB bleibt bestehen.
• Kassensysteme mit eichrechtlicher Waagenfunktion dürfen nach dem Entwurf bis 31. Dezember 2032 weiter Papierbelege ausgeben.

Welche Sanktionen sind geplant?

Der Entwurf passt die Bußgeldvorschriften für Verstöße gegen die Anforderungen an Kassensysteme und die Belegbereitstellung an. Der Einsatz von Manipulationssoftware soll ein eigener Straftatbestand werden, der mit Freiheits- oder Geldstrafe bedroht ist. Außerdem sollen die Ermittlungsbefugnisse der Finanzbehörden bei manipulierten Aufzeichnungen erweitert werden. In Fachbeiträgen werden für fehlende Kassensysteme Bußgelder von bis zu 25.000 € genannt.

Was gilt schon heute?

Unabhängig von der geplanten Kassenpflicht gelten für alle, die bereits eine elektronische Kasse nutzen, diese Pflichten:

• TSE: Elektronische Kassen brauchen eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung. Mehr dazu: TSE-Pflicht.
• Belegausgabe: Zu jedem Geschäftsvorfall muss ein Beleg ausgegeben werden. Mehr dazu: Belegausgabepflicht.
• Meldung beim Finanzamt: Elektronische Kassen müssen dem Finanzamt gemeldet werden, neu angeschaffte innerhalb eines Monats. Mehr dazu: Kasse beim Finanzamt melden.
• Kassennachschau: Das Finanzamt kann die Kassenführung unangekündigt prüfen. Mehr dazu: Kassennachschau.

Checkliste zur Vorbereitung

1. Umsätze prüfen: Wie hoch waren Gesamtumsatz und Barumsatz im Jahr 2026? Die Buchhaltung oder Steuerberatung kann das schnell beantworten.
2. Bestehende Kasse prüfen: Hat sie eine gültige TSE? Kann sie digitale Belege ausgeben?
3. Abläufe klären: Wer kassiert, wie werden Gutscheine, Pfand und Trinkgeld erfasst, wie kommen die Daten zur Steuerberatung?
4. Unterlagen vorbereiten: Verfahrensdokumentation, Bedienungsanleitung, Programmierprotokolle.
5. Zeit einplanen: Einrichtung, Schulung und Kassenmeldung brauchen Vorlauf – vor einem Stichtag sind Lieferzeiten erfahrungsgemäß länger.
6. Entwicklung verfolgen: Bis zum Beschluss kann sich noch einiges ändern.

Quellen

• Bundesfinanzministerium: Digitale Kassen und das Ende der Papierbons
• Bundesfinanzministerium: Pressemitteilung vom 23. September 2026
• Bundesfinanzministerium: Entwürfe zum Gesetz und zur Ausnahmeverordnung
• IHK Köln: Bundesregierung beschließt Kassenpflicht und digitalen Bon ab 2028

Diese Seite gibt einen allgemeinen Überblick über einen Gesetzentwurf und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Ob und ab wann die Pflicht für deinen Betrieb gilt, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung.