Kassennachschau: Was passiert, wenn das Finanzamt unangekündigt kommt

Was ist eine Kassennachschau?

Die Kassennachschau (§ 146b AO) ist eine unangekündigte Prüfung deiner Kassenführung. Sie findet während der üblichen Geschäftszeiten in deinen Geschäftsräumen statt. Anders als bei einer Betriebsprüfung gibt es vorher keine schriftliche Ankündigung.

Wie läuft sie ab?

1. Beobachtung: Prüfer dürfen sich zunächst wie normale Kunden verhalten, beobachten und auch einkaufen – zum Beispiel um zu sehen, ob Belege ausgegeben werden.
2. Ausweis: Spätestens wenn sie Unterlagen sehen oder Räume betreten möchten, die Kunden nicht zugänglich sind, weisen sie sich aus.
3. Prüfung: Sie lassen sich die Kasse zeigen, sehen Aufzeichnungen und Unterlagen ein und verlangen den Export der Kassendaten.
4. Ergebnis: Gibt es Auffälligkeiten, kann die Nachschau ohne vorherige Prüfungsanordnung in eine Außenprüfung übergehen.

Was wird geprüft?

• Ist eine TSE vorhanden und funktioniert sie?
• Werden Belege ausgegeben?
• Ist die Kasse beim Finanzamt gemeldet?
• Lassen sich die Daten im vorgeschriebenen Format (DSFinV-K) exportieren?
• Passt der Kassenbestand zu den Aufzeichnungen (Kassensturz)?

Diese Unterlagen sollten griffbereit sein

• Bedienungsanleitung und Programmieranleitung der Kasse
• Programmierprotokolle – also wann was an der Kasse geändert wurde
• Verfahrensdokumentation: wie bei dir kassiert, gezählt und abgerechnet wird
• Tagesabschlüsse (Z-Bons) bzw. Tagesberichte
• Nachweis der Kassenmeldung beim Finanzamt

Datenexport vorbereiten

Probiere den DSFinV-K-Export einmal aus, bevor es ernst wird. Bei vielen Kassen geht das über einen USB-Stick oder eine Speicherkarte. TAXOPOS hat eine eigene Funktion für die Kassennachschau: DSFinV-K-Daten und Programmierprotokoll lassen sich direkt an der Kasse ausgeben. Bei SamPOS go! und unseren Registrierkassen zeigen wir dir den Export bei der Einweisung.

Wie verhältst du dich?

Ruhig bleiben, Ausweis zeigen lassen, Ansprechperson holen, Unterlagen bereitstellen. Du musst mitwirken, aber keine Aussagen machen, bei denen du unsicher bist. Informiere am besten sofort deine Steuerberatung – sie kann oft telefonisch unterstützen.