Arbeitszeiterfassung in Gastronomie und Handel: Was gilt?

Stundenzettel in der Schublade, Zeiten aus dem Gedächtnis nachgetragen: In vielen kleinen Betrieben läuft die Arbeitszeiterfassung nebenbei. Das ist riskant. Gerade in Gastronomie und Handel prüft der Zoll regelmäßig – und fehlende Aufzeichnungen können teuer werden.

Grundsatz: Arbeitszeit muss erfasst werden

Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden (1 ABR 22/21): Arbeitgeber in Deutschland sind verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die Arbeitszeit der Beschäftigten erfasst wird. Das Gericht stützt das auf das Arbeitsschutzgesetz und folgt dem Europäischen Gerichtshof, der das 2019 für die ganze EU festgestellt hat. Erfasst werden müssen mindestens Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit.

Eine Reform des Arbeitszeitgesetzes, die die Erfassung genauer regelt – etwa elektronisch –, wird seit Längerem vorbereitet; im Sommer 2026 lag ein Entwurf vor. Prüf den aktuellen Stand, bevor du dein System festlegst.

Gastronomie und Minijobs: strengere Regeln seit Jahren

Unabhängig davon gilt das Mindestlohngesetz (§ 17 MiLoG). Es verlangt Aufzeichnungen für

• alle Minijobberinnen und Minijobber (geringfügig Beschäftigte), egal in welcher Branche, und
• alle Beschäftigten in bestimmten Branchen – darunter das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe.

Aufzuzeichnen sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach dem Arbeitstag. Die Aufzeichnungen bewahrst du mindestens zwei Jahre auf. Verstöße kann der Zoll mit Bußgeldern von bis zu 30.000 € ahnden.

Überstunden: auch im Arbeitszeitgesetz

Das Arbeitszeitgesetz verlangt außerdem, dass Arbeitszeit über acht Stunden pro Werktag aufgezeichnet und zwei Jahre aufbewahrt wird (§ 16 Abs. 2 ArbZG). Wer ohnehin alle Zeiten erfasst, deckt das automatisch ab.

Was eine gute Erfassung können muss

• Zeitnah: Kommen und Gehen direkt beim Arbeitsbeginn und -ende, nicht am Monatsende
• Vollständig: Pausen gehören dazu – sie zählen nicht zur Arbeitszeit
• Nachvollziehbar: Korrekturen mit Grund, das Original bleibt sichtbar
• Einfach: Aushilfen müssen es ohne Einweisung können, sonst wird es nicht genutzt
• Auswertbar: Monatsübersicht für Lohnabrechnung und Steuerberatung

Papier, Excel, Stempeluhr oder App?

Stundenzettel sind erlaubt, wenn sie zeitnah und vollständig geführt werden – in der Praxis werden sie aber oft nachträglich ausgefüllt und gehen verloren. Excel lässt sich jederzeit ändern und ist für Prüfungen schwach. Stempeluhren mit Karten kosten Anschaffung und Wartung. Eine App am Tablet ist für kleine Betriebe meist der einfachste Weg: Das Gerät hängt am Personaleingang, jede Person stempelt mit Namen und PIN.

Arbeitszeit erfassen mit Stempelzeit

Die App Stempelzeit ist genau dafür gebaut:

• Kommen, Gehen und Pause per Name und vierstelliger PIN
• Korrekturen nur mit Begründung, alles protokolliert
• Terminal in sechs Sprachen für gemischte Teams
• Monatsbericht als PDF, DATEV-Export für LODAS und Lohn und Gehalt im Premium-Tarif

Sie läuft im Browser, kostet ab 9,90 € netto im Monat je Standort und lässt sich 14 Tage kostenlos testen. Für die Planung gibt es Schichtbrett, das sich mit Stempelzeit kombinieren lässt. Alle Apps findest du unter Apps für deinen Betrieb.

Allgemeine Hinweise, keine Rechtsberatung. Stand Oktober 2026.