Offene Ladenkasse: Pflichten, Risiken und wann sich eine Kasse lohnt

Stand: 5. Oktober 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung.

Eine offene Ladenkasse ist eine Geldkassette oder Schublade ohne elektronisches Kassensystem. Die Einnahmen werden nicht pro Verkauf in einer Kasse erfasst, sondern am Ende des Tages über einen Kassenbericht ermittelt. Das ist in Deutschland erlaubt – eine allgemeine Pflicht zur elektronischen Kasse gibt es bisher nicht. Einfach ist die offene Ladenkasse trotzdem nicht.

Was du jeden Tag tun musst

• Kassenbericht: Am Ende jedes Geschäftstags zählst du den Kassenbestand und rechnest rückwärts: Endbestand minus Anfangsbestand, plus Ausgaben und Privatentnahmen, minus Einlagen ergibt die Tageseinnahme.
• Zählprotokoll: Der Endbestand sollte nach Scheinen und Münzen gezählt und dokumentiert werden. Ohne Zählprotokoll ist der Bericht schwer nachzuprüfen.
• Belege: Jede Ausgabe aus der Kasse, jede Entnahme und jede Einlage braucht einen Beleg.
• Kassensturzfähigkeit: Der Soll-Bestand muss sich jederzeit mit dem tatsächlichen Bargeld abgleichen lassen. Ein rechnerisch negativer Kassenbestand ist ein deutliches Warnsignal für Prüfer.

Einzelaufzeichnung: nicht für jeden Betrieb erleichtert

Grundsätzlich muss jeder Geschäftsvorfall einzeln aufgezeichnet werden (§ 146 Abs. 1 AO). Die Erleichterung für die offene Ladenkasse gilt vor allem für den Verkauf von Waren an viele, nicht bekannte Kunden gegen Barzahlung. Wer Dienstleistungen erbringt, muss Einnahmen in der Regel trotzdem einzeln aufzeichnen – und hat damit kaum weniger Aufwand als mit einer Kasse.

Warum die offene Ladenkasse riskant ist

• Hinzuschätzung: Fehlen Kassenberichte, sind sie unvollständig oder passen sie nicht zu den Belegen, kann das Finanzamt die Buchführung verwerfen und Umsätze schätzen (§§ 158, 162 AO). Schätzungen fallen selten zugunsten des Betriebs aus.
• Beweislast: Bei der offenen Ladenkasse gibt es keine unveränderbare Aufzeichnung. Du musst die Richtigkeit deiner Zahlen mit Papier belegen – über Jahre.
• Kassennachschau: Prüfer dürfen unangekündigt kommen und einen Kassensturz verlangen (§ 146b AO). Stimmt der gezählte Bestand nicht mit den Aufzeichnungen, wird es unangenehm.
• Zeitaufwand: Zählen, rechnen, Bericht schreiben – jeden Abend. Ein Fehler beim Abschreiben reicht, um die Ordnungsmäßigkeit in Frage zu stellen.
• Keine Auswertung: Du siehst nicht, welche Artikel laufen, zu welchen Zeiten am meisten los ist oder wie sich der Umsatz entwickelt.

Was sich mit der geplanten Kassenpflicht ändert

Nach dem Regierungsentwurf vom 23. September 2026 sollen Betriebe ab dem 1. Januar 2028 eine elektronische Kasse mit TSE führen, wenn ihr Gesamtumsatz über 100.000 € und ihre Bareinnahmen über 12.000 € im Jahr liegen. Für diese Betriebe wäre die offene Ladenkasse dann nicht mehr zulässig. Das Gesetz ist noch nicht beschlossen. Alle Details stehen auf unserer Seite Kassenpflicht 2028, ob du betroffen wärst, zeigt dir der Kassenpflicht-Check.

Wann sich der Umstieg lohnt

Eine Registrierkasse mit TSE gibt es bei uns ab 549 € netto – ohne Abo und ohne Internet. Sie erstellt die Tagesabschlüsse automatisch, gibt Belege aus und speichert alles manipulationssicher. Viele Betriebe sparen damit jeden Abend Zeit und gehen gelassener in eine Prüfung. Welche Kasse zu dir passt, zeigt dir unser Kassenberater in einer Minute.

Kurz zusammengefasst

• Die offene Ladenkasse ist erlaubt, verlangt aber täglich einen vollständigen Kassenbericht mit Belegen.
• Fehler oder Lücken können zu Hinzuschätzungen führen.
• Für Betriebe über den geplanten Grenzen soll ab 2028 eine elektronische Kasse Pflicht werden.